2.附件应使用有意义的名称命名,而不是只有外国人才能理解的名称(关于通用名称下列哪一说法是正确的)

据统计,每天有数百亿封电子邮件在互联网上传输,但其中一半是垃圾邮件或不必要的邮件。“在商业关系中尊重一个人的第一个方法是节省他的时间。”电子邮件礼仪的一个重要方面是节省他人的时间,只向需要的人提供有价值的信息。

关于一个人的态度,你可以说很多。每次你以发件人的身份写电子邮件时,都要考虑收件人将如何查看电子邮件。总是设身处地为他们着想。同时,不要对别人的回答期望过高,当然也不应该对别人的答案不屑一顾。

我在专业电子邮件中收集了有史以来最完整的礼仪问题,以帮助您完成工作!

关于这个话题

主题行是收件人了解邮件的第一件事,因此,请专注于概述邮件并使用有意义的主题行,以便收件人能够快速理解邮件并确定其重要性。

1.确保不要使用空白标题。这是最大的失礼

3.标题应能真实反映文章的内容和重要性,不得使用含义不清的标题,如“王先生”

4.尽可能坚持一封信中的一个主题。不要在一封信里谈论多件事,这样你以后就可以把它们整理出来

5.使用大写字母或特殊字符可能适合于突出标题并吸引收件人的注意,但应适当,尤其不要随意使用“紧急”一词。

6.回复电子邮件时,根据回复内容更改主题行。

关于问候和问候

1.适当地称呼收件人

在邮件开头写明收件人的地址。这既礼貌又明确地提醒收件人,邮件是写给他或她的,需要做出必要的回应;如果您有多个收件人,您可以称每个人为“全部”。

如果另一方有职位,应根据职位称呼另一方,如“X经理”;如果你不知道你的职位,用通常的“X先生”或“X小姐”,但首先要确保你的性别是明确的。

2.以问候语开始和结束您的电子邮件

用中文写一句“祝你一切顺利”等等。

俗话说,“礼貌对很多人来说并不奇怪”。礼貌总是好的,即使电子邮件中有错误,对方也会冷静地看。

关于身体

1.保持电子邮件简短

电子邮件的正文应简洁扼要。如果具体内容确实很多,正文应该只做一个概要介绍,然后写一个单独的文档作为附件进行详细描述。

文字应流畅,字词简洁,句子短小,表达准确清晰,不出现让人费解的句子。最好不要让别人拉滚动条来读你的邮件,不要学唐僧。

2.注意邮件的语气

根据接受者的熟悉程度及其等级关系;无论是内部邮件还是外部邮件,请选择正确的语气以避免造成不适。

尊重他人,请经常感谢你等等。

电子邮件可以很容易地转发给他人,因此对他人意见的评论必须谨慎客观。“邮件门”是一个深刻的教训!

3.在电子邮件正文中使用诸如1234之类的列表以保持清晰。

[新闻网]

如果事情很复杂,最好在1234中的几个段落中说明清楚。保持段落简短,不要太长。没有人会有时间读你完整的段落。

4.在一封电子邮件中提交完整信息

最好在一封电子邮件中清楚准确地提供所有相关信息。不要在两分钟后发送一封“添加”或“更正”的电子邮件,这会让人感到厌烦。

5.尽量避免拼写错误和打字错误,并使用拼写检查

这是尊重他人的标志,也是你自己态度的反映。如果是英文邮件,最好打开拼写检查。如果是中文邮件,请注意拼音输入法,为您带来智障同音异义词。

在发送电子邮件之前,请务必仔细阅读,以确保邮件的流畅性和拼写错误。

6.及时提供重要信息

不要总是使用大写字母、粗体斜体、彩色字体、较大字体大小和其他方式来提示某些信息。合理的提示是必要的,但过多的提示会让人抓住重点,影响阅读。

7.合理使用图片、表格和其他形式,以协助详细说明

对于许多具有技术介绍或讨论性质的电子邮件,很难用简单的文本形式清楚地描述。如果用图表说明,收件人肯定会称赞你的周到。

8.不要经常使用笑脸,比如:。这在商务信函中是轻浮的

1.如果电子邮件有附件,请提示正文中的收件人查看附件

2.附件应使用有意义的名称命名,而不是只有外国人才能理解的名称

3.文本应简要说明附件的内容,特别是如果有多个附件

4.附件的数量不合适

4个以上,数量大的应打包成文件压缩

5.如果附件是特殊格式文件,应在正文中指定打开方式,以免影响使用

6.如果附件太大,应将其分成几个小文件,并分别发送。

语言选择与汉字编码

1.仅在必要时使用英文电子邮件

英语电子邮件只是一种交流工具,不是为了炫耀和锻炼英语水平。如果收件人是外国人,电子邮件通信应使用英语。如果收件人是来自其他国家或地区的中国人,您也应使用英语进行交流。由于中文编码问题,您的中文电子邮件在其他地区可能会出现乱码。

2.尊重彼此的习惯,不要主动发送英文电子邮件

如果对方和您的电子邮件交流是中文的,请不要向他发送英文电子邮件;如果他们用英文给你发邮件,不要用中文回复。

3.对于一些信息丰富或重要的电子邮件,请使用中文。很难确保您的英语表达水平或收件人的英语水平不足以影响电子邮件中问题的解决。

4.选择易于阅读的大小和字体

在签名的末尾

每封邮件的结尾都应签名,以便发件人的信息清晰。虽然你的朋友可能从发件人那里认出你,但不要为你的朋友设计这样的工作。

1.不要使签名信息过载

可以使用短语作为签名的一部分,例如座右铭或公司口号。但一定要区分收信人和场合,一定要适当。

2.不要只使用一个签名

2.附件应使用有意义的名称命名,而不是只有外国人才能理解的名称

3.签名文本应与主文本的简体中文或英文文本相匹配,以避免出现乱码。字体大小通常应小于文本。

回答技巧

1.及时回复电子邮件

收到他人的重要电子邮件后,通常需要立即回复。这是尊重他人的标志。理想的回复时间是在2小时内,尤其是对于紧急和重要的电子邮件。

立即处理每一封邮件非常耗时。对于某些低优先级消息,您可以关注特定时间,但通常不超过24小时。

如果事情很复杂,你不能及时回应,至少你应该及时回应,说“是的,我们正在处理,我们一有结果就会回应,诸如此类。”不要让他们久等,记住:及时回应,即使只是确认收到。

如果您正在出差或度假,您应该设置自动回复,以提醒您发件人,以免干扰您的工作。

2.具体回应

在答复中回答问题时,最好将相关问题复制到答复中,然后附上答案。不要使用简单,即过于生硬,应进行必要的阐述,让对方理解一次,避免重复沟通,浪费资源。

3.答复不少于10字

用“是的”、“是的”、“谢谢”、“我知道”来回答是非常不礼貌的。尽一切努力把10个词凑在一起以表达你的尊重。

4.同一个问题不要回答多次。不要建高楼

对于更复杂的问题,多个收件人会频繁地回复、评论,并将邮件越放越高,使邮件过长且无法阅读。此时,它应该是对先前讨论结果的总结,并突出显示有用的信息。

如果只有一个人需要知道一些事情,请单独回复一个人

如果你对发件人提出的问题不清楚,或者有不同意见,你应该单独与发件人沟通,不要在每个人面前,不断地重复,与发件人讨论。讨论完后告诉大家。不要给你的老板发太多不确定的邮件。

在点击“全部回复”之前请三思!

6.控制你的电子邮件

为了避免不必要的回复和资源浪费,您可以指定一些收件人在文本中给出回复,或者在文本末尾添加以下句子:“全部完成”、“无行动”、“仅供参考,无回复”。

正确使用发送、抄送或密件抄送

您必须区分“收件人”、“抄送”和“密件抄送”

1.对于接受本邮件涉及的主要问题的人,应回复该邮件。

2.CC中的人只需要知道它,他们没有义务回复电子邮件。当然,如果CC中的人有建议,他们可以回复电子邮件。

3.密件抄送是秘密传递,即收件人不知道您已将其发送给密件抄写人。这可用于非常规情况。

4.CC中收件人的顺序应遵循某些规则。按部门分类;您可以从上到下或从下到上。适当的规则有助于提升你的形象!

5.只向需要信息的人发送电子邮件。不要占用别人的资源

经过这一系列的讨论,我们应该对职场电子邮件礼仪有一个初步的了解!它可以归结为两个词:只发送必要的邮件,谨慎发送邮件


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